Los eventos virtuales son una excelente oportunidad para conectar a una organización con sus comunidades en línea. ¿Pero qué pasa cuando los ponentes y los invitados hablan distintos idiomas? En este artículo le contamos paso a paso cómo abordamos un proyecto de interpretación en línea.
Planificar un evento es un desafío complejo y el éxito total se basa en cuidar cada detalle. Desde la temática y la lista de actividades hasta las invitaciones y la promoción, cada tarea suma para que el gran día transcurra sin contratiempos. Y si su marca es global y su comunidad es multilingüe, a la lista de tareas se le suma una muy importante: contar con intérpretes especializados en el tema del evento y que tengan experiencia en la plataforma en la que se va a alojar.
Durante los últimos años, y especialmente durante los últimos meses, las consultas de nuestros clientes sobre soluciones de interpretación en línea no hacen más que aumentar. La crisis sanitaria aceleró la transformación tecnológica de todas las organizaciones y los eventos virtuales se posicionaron como una excelente alternativa de promoción sobre sus equivalentes en persona. Tanto por el ahorro de costes como por la flexibilidad y la posibilidad de maximizar el alcance a audiencias mundiales, las ventajas saltan a la vista. Para sacar el máximo provecho de la experiencia, la figura del intérprete es fundamental.
El trabajo principal de un intérprete es traducir oralmente de un idioma a otro, incluida la lengua de signos. La interpretación puede ser simultánea o consecutiva. En la interpretación simultánea, el intérprete reproduce el mensaje de forma inmediata en la lengua de llegada mientras el orador sigue hablando. En la interpretación consecutiva, el orador debe hacer pausas en su discurso periódicamente para que el intérprete intervenga.
n Go Global, pensamos en la interpretación para eventos como un recurso estratégico para la comunicación corporativa. Buscamos siempre que nuestros profesionales agreguen valor a la experiencia que la organización planifica para conectarse con sus comunidades. Esto lo logramos siguiendo una serie de pasos que nos permiten integrar a nuestros intérpretes a los eventos multilingües de nuestros clientes y asegurar un resultado de máxima calidad.
#1 Definir el proyecto
El primer paso es conocer los objetivos del cliente, sus expectativas en detalle y los medios por los cuales piensa llevarlas a cabo. Nuestra área de Client Solutions conversa con el cliente sobre la planificación del evento y se analiza el tema, la agenda, la cantidad de participantes, los idiomas que hablan y la plataforma digital en la cual tendrá lugar. En la actualidad, muchos de nuestros clientes encuentran en Zoom, Google Meet, Gotomeeting, Microsoft Teams, Gotowebinar y Webex la solución para desarrollar sus eventos en línea.
El objetivo de esta primera conversación es entender la dinámica organizativa y, sobre todo, dar con el tono general del evento. Saber de qué trata el encuentro y cuál es el contexto en el que la organización toma contacto con su público es fundamental en el momento de seleccionar a los intérpretes más adecuados para la ocasión.
#2 Seleccionar el equipo
Una vez que acordamos con el cliente el tipo de servicio que necesita, comienza el segundo paso: la selección de profesionales que mejor se adecúen al evento. Nuestra área de Recursos Humanos analiza nuestra base de datos de intérpretes para elegir los perfiles más apropiados teniendo en cuenta el idioma y el área de especialidad de los temas a abordar. Al tratarse de interpretación remota, priorizamos profesionales con gran dominio de las plataformas de videollamadas y que estén equipados con auriculares y micrófonos de primera línea para asegurar una buena calidad sonora. También testeamos la conectividad para asegurarnos un desempeño sin inconvenientes. El equipo se conforma de una plantilla principal y una adicional de respaldo que esté disponible ante cualquier imprevisto de un miembro del equipo principal.
Cuando Recursos Humanos cuenta con la confirmación de disponibilidad de todo el equipo, nuestra área de Operations se encarga de organizar una tabla de turnos que asegure la cobertura de todo el evento y pueda absorber pedidos adicionales que normalmente surgen durante el desarrollo del evento. En esta instancia, reunimos a todo el equipo en una llamada para lanzar formalmente el proyecto, y poner en común los objetivos y requerimientos del cliente.
A la hora de asignar los turnos a los miembros del equipo de interpretación, los coordinadores de proyectos tienen en cuenta que la interpretación simultánea es una actividad compleja y muy demandante, incluso para los profesionales más experimentados. El hecho de estar escuchando a una persona en un idioma y traduciendo el contenido en tiempo real mientras se conserva el tono y la intención del hablante en el paso a otro contexto cultural implica una gran carga cognitiva. Por eso, no se recomienda que un mismo intérprete lleve a cabo sesiones de más de una hora, sino que sean varios profesionales y que, además, vayan rotando con descansos. Normalmente, en eventos que duran una jornada completa se trabaja en parejas.
#3 Conocer a fondo el contenido
Así como ningún director de orquesta subiría a sus músicos al escenario sin haberles dado de antemano la partitura, los intérpretes deben familiarizarse con los temas a tratar durante el evento para hacer mejor su trabajo. El tercer paso es coordinar con el cliente para que nos envíe una muestra del contenido de las charlas y otras actividades en las que los intérpretes tendrán que participar, para que estos se familiaricen.
Hay dos propósitos para ello, el primero es que los intérpretes conozcan los temas, el vocabulario, el orden de presentación de los ponentes y los materiales de soporte visual que se van a usar, y así puedan resolver sus dudas con anticipación para hacer un trabajo de mejor calidad. Después de todo, el rol del intérprete es ser la voz de cada ponente en otro idioma y, para asumir esa tarea con éxito, es aconsejable que cuente con la mayor cantidad de información posible. Idealmente, el intérprete tiene que saber tanto acerca del contenido como el ponente principal, para poder traducirlo y comunicarlo sin perder la intención original, pero a la vez transformándolo para que se adapte a la cultura de la audiencia de destino.
El segundo es asegurar la coherencia y un estándar de calidad en todo el servicio. Este estudio previo del material es fundamental para acordar criterios y generar un glosario, una guía terminológica que sirva de conductor sobre el uso del vocabulario específico por parte de todo el equipo.
#4 Testear la tecnología
El cuarto paso es hacer una prueba con el cliente que sirve tanto como demostración del servicio que vamos a prestar como de testeo de la plataforma en la que vamos a prestarlo. El coordinador de proyectos a cargo, los intérpretes y el cliente se reúnen en la plataforma en la que se llevará a cabo el evento y hacen pruebas para que el cliente pueda constatar la calidad de la interpretación y el dominio de la tecnología. El coordinador de proyectos a cargo, los intérpretes y el cliente se reúnen en la plataforma en la que se llevará a cabo el evento y hacen pruebas para que el cliente pueda constatar la calidad de la interpretación y el dominio de la tecnología.
Al finalizar esta reunión, el equipo de interpretación ya se conoce entre sí, está familiarizado con el material con el que va a trabajar, la tabla de turnos ya está formada, el cliente ya tuvo una demostración del servicio, y la plataforma en la que se realizarán las interpretaciones ya se ha configurado y probado. Estamos listos para el gran día.
#5 Dar seguimiento permanente
El quinto paso tiene lugar en paralelo con el desarrollo del evento. El foco está puesto en coordinar el trabajo del equipo, darles soporte ante cualquier problema que pueda surgir e ir monitoreando que el desempeño sea acorde a lo esperado. Esto es un paso más que recomendable para cualquier proyecto e ineludible en empresas como la nuestra que desarrollan todos sus procesos bajo estándares ISO 9001 de certificación de calidad.
Nuestra área de Operations está en comunicación constante con el equipo de intérpretes y, usualmente, se registra como participante del evento para comprobar en primera persona que la experiencia de los asistentes con nuestros intérpretes sea óptima. El contacto permanente del equipo de Operations también asegura que, en caso de surgir alguna demanda adicional por parte del cliente (por ejemplo, un pedido de interpretación para una reunión privada o una charla telefónica que no estaba prevista), esta se pueda atender de inmediato y sin contratiempos.
#6 Evaluar, documentar y mejorar
Finalizado el evento, existe un sexto paso: la evaluación de todo lo que se hizo. Para eso, hacemos un análisis interno del desempeño de cada miembro del equipo de interpretación, conversamos con el cliente para recibir sus comentarios y realizamos una encuesta de satisfacción de acuerdo a la norma ISO para identificar oportunidades de mejora. Los resultados de estas evaluaciones se incorporan en nuestro sistema de gestión y en los expedientes de los intérpretes y quedan disponibles para ser considerados en una próxima selección.
Reflexiones finales
Muchas organizaciones están explotando el potencial de los eventos en línea para conectarse con sus audiencias a nivel global. Contar con intérpretes expertos en el tema del evento y que dominen la plataforma en la que este tiene lugar aseguran que la voz de la marca resuene en cada audiencia e idioma de una forma culturalmente apropiada.
Para que los intérpretes se integren a la planificación del evento sin contratiempos, son necesarios ciertos pasos:
- Primero, hay que conocer a fondo el objetivo del cliente, para darle el servicio que necesita.
- Segundo, hay que seleccionar al equipo adecuado tanto en lo que respecta al idioma como a la especialidad.
- Tercero, hay que anticiparles a los intérpretes el contenido sobre el que van a trabajar para que se familiaricen y unifiquen criterios sobre el vocabulario.
- Cuarto, hay que testear la interacción del equipo con la tecnología para asegurar que todo funciona.
- Quinto, hay que monitorear el desempeño del equipo durante el evento y darle soporte permanente para anticipar y resolver con éxito cualquier imprevisto.
- Sexto y último, hay que evaluar el desempeño, charlar con el cliente para recibir sus comentarios y documentar nuestros aprendizajes para seguir mejorando. Al igual que en todos nuestros servicios, la clave del éxito se apoya en el trabajo en equipo y la mejora continua de la calidad.
