Conoce los consejos de Go Global sobre qué preguntar para elegir al mejor proveedor de servicios de idiomas para tu compañía.
Cuando una gran empresa crece y amplía su cobertura geográfica, surge el mismo problema. Tener alcance global significa llegar a diferentes audiencias y transformar una gran cantidad de contenido en idiomas que no comprendemos. Entonces, ¿cómo podemos juzgar la calidad del servicio de traducción que estamos contratando?
Sumado a eso, tus competidores están lanzando productos y servicios similares en los mismos mercados. El time-to-market se acorta y necesitas productos, embalajes, contenido web y materiales de marketing en muchos idiomas en plazos cada vez más breves. ¿Cómo podemos tomar la iniciativa? O mejor: ¿cómo hacemos para convertir este aparente caos en una ventaja competitiva?
La respuesta a ambas preguntas es “contratando a un proveedor de idiomas experimentado”. Para lograrlo, probablemente comiences buscando alternativas en la web y pidas recomendaciones a conocidos, y así programar tu primera reunión. Para aprovecharla al máximo, el equipo de Client Solutions de Go Global te aconseja sobre los temas a tratar con tus potenciales proveedores para tomar una decisión informada y asegurarte de estar eligiendo al socio estratégico adecuado.
Operaciones y entregas
Al imaginar un flujo de trabajo de traducción o localización, muchas personas tienden a centrarse únicamente en las tareas lingüísticas: un experto toma un fragmento de contenido, lo transforma a otro idioma y lo devuelve. Hasta ahí suena bastante sencillo. Pero cuando trabajamos con proyectos corporativos, el proceso es mucho más complejo. En primer lugar, no hay un solo archivo, sino muchos. En segundo lugar, no hay un par de idiomas, sino muchos. En tercer lugar, los archivos están en diferentes formatos, provienen de diversas fuentes e involucran desafíos técnicos, como la compatibilidad del software. Esta combinación deriva en un escenario con muchos actores y varias etapas con diferentes niveles de dificultad. La persona encargada de coordinar este delicado sistema es el gestor de proyectos lingüísticos.
El gestor de proyectos es el responsable de monitorear y facilitar cada paso de un proyecto de principio a fin y de actuar como enlace con el cliente. La gestión de proyectos lingüísticos incluye el desarrollo de las especificaciones, la preparación de los archivos, la incorporación y capacitación de los lingüistas, el control de calidad, la preparación de los entregables y el contacto directo con el cliente. Al contratar a un proveedor de servicios lingüísticos, asegúrate de que ofrezca un gestor de proyectos dedicado para cada encargo. De esta manera, tendrás comunicación directa con el equipo que trabaja en tu proyecto y podrás recibir actualizaciones, hacer preguntas y ofrecer comentarios.
En cuanto a las entregas, los servicios lingüísticos corporativos suelen abarcar proyectos de gran volumen. La capacidad del proveedor para mantenerse al día con la carga de trabajo se vincula directamente con una combinación de tecnología de automatización, una fuerza laboral global escalable y una mentalidad ágil para adaptar los procesos y la infraestructura a las necesidades de cada cliente. Cuando hables sobre fechas de entrega con un proveedor potencial, pregúntale sobre su capacidad operativa promedio y sus tiempos de respuesta, tanto en el caso de un cronograma planificado como para pedidos de urgencia.
Tecnología
Al conversar sobre la tecnología involucrada en un proyecto con un proveedor de servicios lingüísticos, surgen dos temas principales: automatización y seguridad. Cuando hablamos de automatización, no nos referimos a la traducción automática (que, sin importar cuántos avances haya en la industria, todavía no es tan buena como la realizada por humanos) sino a procesos automatizados para el manejo de archivos de gran volumen. En la actualidad, existen varias soluciones a nivel empresarial para automatizar las tareas manuales de preparación y entrega de archivos que pueden reducir significativamente el tiempo y los costos. Los proveedores pueden trabajar con los recursos que tu equipo ya está usando (como soluciones de almacenamiento de archivos en la nube) o desarrollar una infraestructura especial adaptada a tu caso. Desde conectores estándar hasta desarrollos más personalizados, existe una amplia gama de soluciones tecnológicas para relevar a los empleados de tareas repetitivas y permitirles concentrarse en actividades más valiosas.
El otro pilar tecnológico para el éxito de un proyecto de gran volumen es la seguridad. Los proveedores de servicios lingüísticos profesionales almacenan y gestionan los proyectos en un servidor de traducción seguro. Cuando hables con un proveedor potencial, pregunta sobre sus protocolos de gestión y almacenamiento de datos, para tener la certeza de que todos los recursos que proporciones estarán seguros en cada paso del proceso.
Quality
Hablar sobre calidad con tu proveedor de servicios lingüísticos puede tomar dos direcciones diferentes: procesos y entregables. Dado que los servicios lingüísticos incluyen tanto el producto (el contenido traducido) como el servicio (todos los pasos necesarios para hacerlo con éxito), evaluar la calidad pone toda la experiencia del cliente bajo la lupa.
Para ayudarte a saber qué tipo de experiencia ofrece un proveedor antes de tener la oportunidad de verificarlo una vez finalizado el proyecto, existen estándares y certificaciones internacionales a considerar. Los proveedores de servicios lingüísticos suelen adoptar las normas ISO, específicamente ISO 9001:2015 e ISO 17100:2015.
ISO es una organización no gubernamental internacional que ha desarrollado más de 23 000 estándares internacionales sobre aspectos tecnológicos y de fabricación. ISO 9001 establece los criterios para un sistema de gestión de la calidad, con un fuerte enfoque en la satisfacción del cliente, la motivación y la implicación de la alta dirección y una cultura de mejora continua. Los procesos que cuentan con la certificación ISO 9001 garantizan que los clientes obtengan productos y servicios de buena calidad de manera consistente.
Si bien el estándar no es específico para la industria de la traducción y la localización, sí asegura que todas las operaciones que una empresa lleva a cabo están planificadas, bien documentadas y desarrolladas de acuerdo con un Sistema de Gestión de Calidad (SGC). De esta forma, un proveedor certificado se centrará constantemente en satisfacer las necesidades del cliente, ofrecerá productos y servicios lingüísticos de alta calidad y se comprometerá a mejorar continuamente sus resultados.
La certificación ISO 17100 es específica para la industria de la traducción. Permite que un proveedor demuestre que sus traducciones cumplen con los estándares internacionales, y que sus procesos y recursos pueden satisfacer las especificaciones de los clientes y otras especificaciones aplicables.
Una empresa de servicios lingüísticos con certificaciones ISO 9001 e ISO 17100 es capaz de ofrecer tanto productos de calidad como un servicio de calidad, utilizando procesos certificados a nivel internacional.
Presupuestos y tarifas
Al contratar servicios de traducción, el sistema de tarifas estándar es el precio por palabra. Pero hay mucha variación respecto de lo que ese precio por palabra incluye. Para comparar estimaciones de diferentes proveedores, pídeles que especifiquen qué incluye el servicio. Algunos temas a considerar son la especialización, la gestión de proyectos, la calidad y los descuentos por repetición.
La especialización se refiere al nivel de conocimiento de los traductores sobre el tema abordado en el contenido, sobre tu industria en general y sobre tu marca en particular. En industrias altamente reguladas, también puede involucrar certificaciones específicas. No hace falta decir que cuanto más experimentado es un lingüista en una industria y un tema, más alta es la tarifa, pero también más alta es la calidad de la traducción y el valor estratégico del contenido involucrado.
Con respecto a la gestión de proyectos, la tarifa puede o no incluir un gestor de proyectos dedicado. Este es un diferenciador importante de los proveedores experimentados, ya que el rol del gestor de proyectos agiliza las operaciones, reduciendo errores y tiempo.
La calidad implica las certificaciones, un flujo de trabajo específico y el desarrollo de recursos lingüísticos. En cuanto a las certificaciones, puedes preguntar sobre las normas ISO (mencionadas anteriormente) u otros sistemas de gestión para estandarizar las métricas de calidad. Cuando hables sobre el flujo de trabajo, pídeles a tus proveedores potenciales que indiquen cuántos pasos tiene su proceso de traducción. Por lo general, una traducción de alta calidad requiere tres pasos. En el primero, el traductor transforma el contenido del idioma de origen al de destino. En el segundo, un editor (que también es un traductor con experiencia en el tema) revisa en detalle el texto. El tercer paso es el proceso de control de calidad, en el que un experto en calidad examina el texto para confirmar que el equipo cumplió con todas las especificaciones del proyecto. Este flujo de trabajo con varios pasos de verificación sirve para maximizar la precisión, reducir los errores y darle al proyecto el plus de la colaboración en equipo que permite obtener un resultado de alto nivel.
Otro aspecto de la calidad de la traducción que a menudo pasa desapercibido es la creación y mantenimiento de los recursos lingüísticos, como glosarios y memorias de traducción. Un glosario es una lista de palabras clave, un “diccionario breve” relacionado específicamente con un tema. Los equipos de traducción que trabajan para una marca lo van construyendo a lo largo del tiempo y sirve para garantizar que los mismos términos siempre se traduzcan de la misma manera. Una memoria de traducción es una base de datos que almacena oraciones, párrafos y otras unidades de texto llamadas “segmentos” que se han traducido previamente. Tanto los glosarios como las memorias de traducción son recursos valiosos que un proveedor de servicios lingüísticos puede desarrollar y mantener. Utilizados en combinación con herramientas de traducción asistida por ordenador (TAO), garantizan la coherencia y ahorran tiempo y costes.
Los últimos elementos relevantes que pueden o no incluirse en la tarifa por palabra son los descuentos por repetición. Los proyectos de gran volumen suelen tener palabras y fragmentos de texto que se repiten, lo que permite al proveedor ofrecer dos tipos de tarifas: una para las llamadas “palabras de esfuerzo”, las palabras que se traducirán por primera vez, y otra para las palabras que aparecen más de una vez. Para averiguar la proporción de palabras de esfuerzo y palabras repetidas, el proveedor puede pedirte una muestra del texto para traducir, analizarla y darte un presupuesto más preciso.
Reflexiones finales
Elegir el proveedor de servicios lingüísticos adecuado para tu empresa puede marcar la diferencia entre comprar palabras como commodities y establecer una alianza estratégica que ayudará a que tu negocio crezca a nivel mundial.
Para encontrar la mejor opción, asegúrate de evaluar varias alternativas y hacer preguntas específicas sobre las operaciones del proyecto, la infraestructura tecnológica, la calidad y las tarifas del servicio.
De esta forma, podrás separar la paja del trigo, evitar sorpresas desagradables, ahorrar tiempo y costes, y comenzar cada proyecto con total tranquilidad.
